Casestudy OCLC events
Hoe verhoog je met creatieve uitingen het aantal aanmeldingen voor je event?
Ledenorganisatie OCLC is een softwareleverancier voor academische en openbare bibliotheken over de hele wereld. De eerste opdracht van OCLC was de productie van member video in het Rijksmuseum. De video was voor hen baanbrekend qua kwaliteit en al snel daarna kwam de vraag voor de totale vormgeving van een evenement, de landelijke contactdag.
Na dit event volgden evenementen in Madrid, Hong Kong, Tokyo, Berlijn, Edinburgh en Florence. De uitdaging is om het thema én de kwaliteit van deze seminars te verbeelden opdat mensen zich inschrijven voor het meerdaagse evenement.
Pakkende vormgeving passend bij het thema
Om een evenement visueel sterk neer te kunnen zetten is goede voorbereiding noodzakelijk. Informatie over het thema, de details, de sprekers, de locatie en de mogelijkheden en de wensen en eisen worden bij de klant ‘opgehaald’ en intern besproken in een multidisciplinair team van vormgevers, collega’s van video en animatie en een projectbegeleider. In een persoonlijk overleg worden twee of drie creatieve vertalingen van het thema voorgelegd. Na de keuze en eventuele correcties wordt dat het uitgangspunt van de navolgende uitingen.
Naast het vormgeven van uitingen dachten wij mee over de organisatie van het evenement, zoals energieke activaties als intermezzo tussen de inhoudelijke blokken in. Tevens verzorgden wij de videoregistraties, membervideo's en interviews tijdens de events.
Groei in begrip, enthousiasme én aanmeldingen
Toen wij gingen samenwerken stapte OCLC over van een gratis event naar een betaald event. Ten tijde van het gratis evenement was het normale bezoekersaantal 150-200 mensen. In de nieuwe opzet kwamen er gemiddeld 450 mensen per event.